Ngày nay, đa số các doanh nghiệp phát triển hoặc đang phát triển thường sử dụng đến phần mềm HRM (phần mềm quản lý nhân sự). Vậy phần mềm HRM là gì? Và chúng ta có nên sử dụng phần mềm HRM trong doanh nghiệp hay không?

Phần mềm HRM là gì

Human Resource Management, tiếng Việt nghĩa là quản trị nguồn nhân lực, là cụm từ đầy đủ để giải thích cho khái niệm HRM là gì.

HRM cũng được xem là một trong những khâu quan trọng, có vị trí trung tâm trong việc thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng các phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua việc phát huy tài năng của con người.

Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là phần mềm nhân sự được thiết kế để quản lý, tối ưu hóa cũng như hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Phần mềm này giúp người nhân viên và quản lý phát huy hết khả năng trong công việc của họ. Đồng thời, dựa trên kết quả của phần mềm HRM, doanh nghiệp cũng sẽ biết được nên tiếp tục hay thay đổi định hướng mới.

Tính năng của phần mềm HRM

Phần mềm HRM hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên

Mọi thông tin của từng nhân viên trong doanh nghiệp như họ tên, quê quán, năm sinh, mã nhân viên, giới tính, nơi sinh, sổ bảo hiểm, hay trình độ chuyên môn, chức danh trong tổ chức. Đều được quản lý, trong hệ thống hồ sơ đầy đủ và chi tiết.

Điều này sẽ giúp ích nhiều trong việc lưu trữ thông tin, quản lý quá trình làm việc, theo dõi để khen thưởng, hay thay đổi lương khi cần thiết,… đạt hiệu quả cao.

Quản lý hợp đồng nhân viên

Với một phần mềm quản lý nhân viên phù hợp và chất lượng, khi được sử dụng thì việc quản lý chi tiết hợp đồng lao động đã ký kết giữa hai bên từ thử việc, tập việc, chính thức có thời hạn, hay không thời gian,… đều được lưu trữ đầy đủ.

Đây là một thông tin quan trọng mà nhà quản lý cần nắm bắt để việc có thể theo dõi tiến hành gia hạn hợp đồng, lưu trữ hồ sơ khi nghỉ việc, hay thực hiện tạm hoãn hợp đồng khi cần,…

Khả năng giúp quản lý đào tạo

Việc theo dõi được quá trình đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho từng nhân viên là điều vô cùng cần thiết. Vì vậy nên các doanh nghiệp hiện nay tập trung nhiều vào quá trình này nhằm đáp ứng tốt hơn cho hoạt động của tổ chức. Phần mềm HRM có thể giúp nhà quản lý nhận định chính xác về khả năng từng người lao động, hay việc có kế hoạch đào tạo cho những mục tiêu tiếp theo,… hợp lý và chuẩn xác nhất.

Ngoài ra, còn giúp việc theo dõi chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho công tác này được đầy đủ và chuyên nghiệp nhất. Hay việc theo dõi chi phí tạm ứng đào tạo của từng nhân viên,… và tất cả các thông tin liên quan một cách chuẩn xác và hợp lý nhất.

Hỗ trợ quản lý phúc lợi nhân viên

Những thu nhập ngoài như lương thưởng đột xuất, thưởng lễ tết hay nộp BHXH cần được hỗ trợ đầy đủ để đảm bảo cho sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, đối với doanh nghiệp.

Phần mềm HRM giúp quản lý phúc lợi của nhân viên một cách chi tiết, cho từng người lao động là vấn đề mà nhà quản lý cần đảm bảo. Thông qua đó việc có những thay đổi, điều chỉnh dựa trên phúc lợi đang áp dụng được thực hiện dễ dàng.

Quản lý chấm công và tính lương

Chấm công, tính toán lương hàng tháng là vấn đề quan trọng đối với người lao động. Sử dụng phần mềm hỗ trợ phù hợp và chuyên nghiệp sẽ giúp việc quản lý công và lương thưởng của từng người lao động được đảm bảo hiệu quả, chuẩn xác và khách quan nhất. Qua đó giúp cho việc quản lý dễ dàng, cũng bảo vệ tốt cho quyền lợi của từng nhân viên tốt hơn.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý HRM

Phần mềm HRM giúp cải thiện năng suất của nhân sự

Với phần mềm khi được sử dụng thì việc giảm thiểu lượng giấy tờ, sổ sách cần xử lý của người quản lý được hiệu quả, xuống mức tối đa. Việc tạo, chỉnh sửa, hay tiến hành tìm kiếm tài liệu khi tiến hành trực tuyến, thông qua máy tính, trên phần mềm nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn bao giờ hết. Vì vậy, việc có thể cải thiện được năng suất làm việc là điều dễ dàng đạt được.

Giúp giảm chi phí đáng kể

Hiệu quả làm việc cao, năng suất tốt là lợi ích mà phần mềm HRM mang lại. Khi công việc thực hiện trong thời gian ngắn, nhưng kết quả cao hiển nhiên giúp nhà quản lý có nhiều thời gian để thực hiện thêm những công việc khác, có lợi cho tổ chức. Thông qua đó, việc giảm thiểu được chi phí đáng kể, cũng tránh được những phiền phức có khả năng xảy ra.

Bảo mật thông tin hiệu quả

Phần mềm quản lý nhân viên khi được sử dụng đảm bảo tự động xử lý, bảo mật an toàn tuyệt đối. Mỗi nhân viên chỉ có thể xem thông tin của chính mình, hoặc chỉ có kế toán mới có thể thực hiện việc truy cập vào thông tin và phần làm việc của mình. Khả năng kiểm soát triệt để đảm bảo giúp bảo mật toàn diện, tránh những sự cố đáng tiếc có khả năng xuất hiện.

Nâng cao hiệu quả quản trị

Đối với việc quản lý nhân viên thông qua giấy tờ, sổ sách thì hiển nhiên việc theo dõi được mọi tin tức, mọi thông tin liên quan tới từng nhân viên của doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn, mất nhiều thời gian cho mỗi nhà quản lý. Vì thế nên sự xuất hiện và hỗ trợ của phần mềm HRM thì việc có thể quản trị dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng là điều mà mỗi doanh nghiệp thực hiện được. Mọi thông tin có thể tìm kiếm nhanh chóng thông qua bộ lọc hoạt động đơn giản.

Giảm thiểu tối đa những rủi ro

Việc sử dụng email, hoặc nhiều công cụ giao tiếp khác hiện nay khá phổ biến. Tuy nhiên, nó không thẻ đảm bảo tất cả mọi nhân viên đều nhìn thấy, đều đọc và nắm rõ thông tin mà nhà quản lý đưa ra. Với phần mềm HRM thì việc cung cấp cơ sở đọc, có thông báo chấp nhận thông tin giúp việc nắm bắt tin tức của từng người, cũng giúp doanh nghiệm kiểm soát tốt mọi vấn đề tốt hơn.

Hỗ trợ phục hồi dữ liệu dễ dàng

Khả năng giúp phục hồi dữ liệu hiệu quả khi có tính năng sao lưu mọi dữ liệu nhanh chóng và kịp thời khi cần. Những dữ liệu được lưu trữ trong máy chủ đám mây để đề phòng những sự cố không mong muốn cũng không ảnh hưởng tới những thông tin nhân viên của doanh nghiệp.

Kết luận

Vì vậy, đối với doanh nghiệp, phần mềm HRM đem lại rất nhiều lợi ích cho các nhà lãnh đạo hoặc người quản lý. Nên việc sử dụng phần mềm HRM luôn được ưu tiên trong các đơn vị sản xuất hiện nay.

Và Wiza nghĩ rằng, đối với câu hỏi “có nên sử dụng phần mềm HRM trong doanh nghiệp” hay không thì cũng đã có câu trả lời cụ thể thông qua bài viết này. Để doanh nghiệp của bạn có thể phát triển lớn mạnh hơn, thì bạn nên có một phần mềm quản lý nhân sự tốt, vừa cắt giảm chi phí đáng kể, vừa đem lại hiệu quả tuyệt vời.

Ngoài ra, các bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều kiến thức kinh doanh online tại ĐÂY